Es finden keine Team-Besprechungen statt – das ist Zeit an der falschen Stelle gespart!

Vielleicht sagen Sie sich schon seit einiger Zeit: Ein Teammeeting wäre auch mal gut? Aber wir haben keine Zeit, wir sind zu wenig Mitarbeiter, wir sind zu viele in Teilzeit und sehen uns zu selten. Vielleicht gehören Sie auch zu einem Filialbetrieb und die Anweisung zu einer Team-Besprechung kommt von oben und keiner hat Lust dazu? Oder Sie meinen, ein Meeting ist nicht notwendig, Sie besprechen alles während der Arbeitszeit.

Diese Fragen und Überlegungen kenne ich nur zu gut. Schon vor Jahren fiel mir in meinen Reisebüros auf, dass der eine oder andere Mitarbeiter über manche Anweisungen oder Veränderungen nicht Bescheid wusste. Dass er etwas nicht gelesen hat, weil er frei hatte, im Urlaub war oder es schlicht weg übersehen hat. Manche Mitarbeiter fühlten sich auch übergangen und hatte keine rechte Lust mitzumachen, wenn ich meine einsamen Entscheidungen über Events, Neuerungen oder technische Errungenschaften traf. Obwohl wir alle viel miteinander sprachen, sind immer wieder wichtige Informationen verloren gegangen.
Und dann noch das Zwischenmenschliche, also Feedback, Ärger, unverdaute Erlebnisse, lauter Geschichten, die dringend besprochen werden.
„Eigentlich“ genügend Gründe für ein Teammeeting, oder?

Mein Entschluss stand schnell fest: Das müssen wir ändern! So kam es zur Geburt unserer Teammeetings. Sie können es Besprechung, Meeting oder PMT (permanentes Mitarbeiter-Training) nennen, egal – Hauptsache regelmäßig! Frei nach dem Sprichwort: Viele Augen sehen mehr als zwei.

11 nachdrucksvolle Gründe im Reisebüro Besprechungen einzuführen

1. Die Ideensammlung. Sie möchten etwas Neues einführen? Machen Sie daraus ein Projekt. Legen Sie es bei der Teambesprechung auf den Tisch und diskutieren mit Ihrem Team über die Möglichkeiten, die Herausforderungen und die Veränderungen. Hier können Sie auch gleich wer macht was bis wann besprechen.
2. Es gibt Probleme untereinander – das gibt es in jedem Team. Bei dieser Gelegenheit können Sie über Lösungen sprechen. Jeder kommt zu Wort und jeder darf seine Sichtweise in die Waagschale werfen.
3. Was lief gut und welche Erfolge gab es? Denken Sie nicht nur in Probleme- feiern Sie unbedingt auch Ihre Erfolge. Was ist Ihnen in der letzten Zeit besonders gut gelungen und wie haben Sie das gemacht? Loben und Anerkennen gibt Motivation, Anerkennung und Schwung für das ganze Team.
4. Konstruktives Feedback geben. Fördern Sie einen ehrlichen Umgang miteinander und besprechen Sie was Sie an Ihren Kollegen beobachtet haben. Respektvoll und achtsam lernen Sie so alle voneinander. Dabei sind die Feedbackregeln sehr wichtig – ich hänge Sie bei den Tipps an.
5. Umgang mit den Kunden. Da gibt es immer wieder seltsame, schwierige, herausfordernde Menschen. Anstatt über das schreckliche Erlebnis zu schimpfen und die Kollegen bei der Arbeit zu stören, legen Sie diese Fälle auf den Besprechungstisch. Nach dem Lästern und Dampf ablassen überlegen Sie im Team, wie Sie mit so einem Kunden umgehen. Auch hier in Lösungen denken!
6. Was läuft zurzeit überhaupt nicht? Ein Vorhaben ist ins Stocken geraten, ein Veranstalter schwächelt oder eine Gruppenreise läuft nicht wie gewünscht. Im Team besprochen entstehen Lösungen, Ideen, Veränderungen und neue Impulse.
7. Das nächstes Event, die nächste Veranstaltung steht an. In jedem Team gibt es kreative Leute – vielleicht haben sie es sich bisher noch nicht richtig getraut. Machen Sie ein Brainstorming, alles auf den Tisch – so entstehen witzige, auffallende und nachhaltige Kundenabende und herrliche verkaufsoffene Sonntage oder was Sie sonst noch so veranstalten.
8. Austausch über Neuigkeiten. Es gibt immer so viel Neues. Alles zu lesen schafft niemand. Am besten teilen Sie Ihren Teammitgliedern einzelne Aufgaben zu. Das kann nach Veranstalter, IT, Qualität und sonstigen Aufgaben sein. Niemand braucht alles zu machen und jeder einzelne ist dann der Experte für sein Gebiet. So kommen die Informationen schneller und nachhaltiger an alle Mitarbeiter.
9. Inforeisen und Urlaube sind auch immer spannendes Futter für eine Besprechung. Was ist wichtig, auf was soll geachtet werden und wem unserer Kunden können wir so eine Reise anbieten?
10. Wir sprechen alle aus einem Mund. Bei Neuerungen wie zum Beispiel die Einführung von Service-Entgelten oder den Formularen für die EU-Reiserichtlinie ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter die gleiche Sprache sprechen und die gleichen Argumente bringen. Da gilt es dieses Wording im vornerein festzulegen.
11. Ziele, Ziele und nochmals Ziele. Was sind Ihre Verkaufsziele? Mehr Umsatz, bestimmte Veranstalter pushen, mehr Zusatzverkäufe oder hochwertiger zu verkaufen? Ein Teammeeting ist eine wunderbare Gelegenheit Zahlen und den Zeitraum konkret zu besprechen und gemeinsam festzulegen. Sie wissen bestimmt: Nur wer ein Ziel hat, weiß das er angekommen ist. Und… sie können dann wieder den Punkt 3 aufnehmen

Bei Ihrer weiteren Überlegung tauchen vielleicht noch ein paar Fragen auf:

Wie oft sollten Sie ein Teammeeting halten?

Auf jeden Fall regelmäßig und mindestens 1 x pro Monat. Alle 2 Wochen finde ich besser. Möglichst wie ein Jour fix behandeln und immer zur selben Uhrzeit. Also zum Beispiel jeden 2. Mittwoch um 8.30 Uhr. Das garantiert die regelmäßige Durchführung.

Zu welchen Tageszeiten empfiehlt sich ein Teammeeting?

• Wir haben immer vor unseren Öffnungszeiten mit einem kleinen gemeinsamen Frühstück gestartet.
• Es gibt Reisebüros, die Ihre Team-Besprechung während der Öffnungszeiten machen. Da hilft eine Notiz an der Ladentür wie zum Beispiel:  „Wir sind gerade in einer Team-Besprechung, um für Sie immer besser zu werden. Um XX Uhr sind wir wieder ganz für Sie da! Vielen Dank für Ihr Verständnis. Ihr Reisebüro XY-Team.“
• Ich kenne Reisebüros die machen ein „Mittags-Meeting“ bei einem gemeinsamen Snack –oft auch außerhalb des Büros.
• Und es gibt Reisebüro-Teams, die machen ein Nach-Feierabend-Meeting

Der Zeitpunkt hängt von Ihrer Mitarbeiter-Situation ab. Es wird wahrscheinlich nie klappen, das alle Mitarbeiter anwesend sind. Da gibt es Urlaub, Krankheit und Informationsreisen. Lassen Sie sich nicht davon abhalten das Teammeeting durchzuführen. Sobald Sie es ausfallen lassen, fangen Sie an zu schlampern! Und das ich es nicht vergesse – obwohl selbstverständlich, oder? Teammeetings sind bezahlte Arbeitszeit!

Wie lange sollte so ein Teammeeting dauern?

Das hängt von Ihrem Rhythmus ab. Wenn Sie eine wöchentliche Besprechung durchführen, dann können Sie das Meeting auch auf 20 Minuten begrenzen. Ansonsten empfehle ich Ihnen 60 Minuten.

Wie viele Themen?

Das hängt ebenfalls von dem Rhythmus ab. Hier gilt: „Weniger ist mehr“ – pro Meeting max. 2-3 Themen.

Wer organisiert und moderiert das Meeting?

  • Auf jeden Fall nicht nur der Chef oder Büroleiter.
  • Alle Mitarbeiter sind für die Inhalte mitverantwortlich und schlagen Ihre Wunschthemen vor.
  • Wenn Sie untereinander wechseln, hat jeder die Chance Organisator und Moderator zu werden. Jeder lernt eine Diskussion zu leiten und auf die Uhr zu schauen.
  • Der verantwortliche „Team-Meeting-Organisator und Moderator“ bespricht die aktuellen Themenvorschläge mit dem Chef oder Büroleiter. Zusammen werden die Kernthemen festgelegt und der Zeitaufwand geschätzt – inklusive Puffer für Nachfragen, Diskussionen und Ideen-Sammlungen.
  • An eine Agenda mit den Themen und pro Punkt einer festgelegte Zeit wird sich dann strikt gehalten.

Wie werden die Nicht-Anwesenden informiert?

Ein Mitarbeiter hält die wichtigsten Inhalte sowie die vereinbarten Umsetzungsvorhaben des Meetings in einem Protokoll fest. Da steht dann auch das was- wer- bis wann. Zeitnah wird das Protokoll dann an das komplette Team verteilt. Fürs Schreiben und Verteilen gibt es in jedem Reisebüro eine eigene technische Lösung.

Was spricht „vielleicht“ dagegen?
• Ich bin ganz allein im Reisebüro. Sollten Sie einen Chef haben, dann ist er der Meetings-Partner. Wenn Sie selbstständig sind und allein arbeiten, können Sie sich immer mal wieder einen Sparringspartner suchen. Eine Kollegin in der gleichen Situation, einen Coach oder einen Trainer.
• Wir sind nur zu Zweit. Schon hier lohnt sich ein Meeting. Vermutlich haben Sie tagsüber viel zu wenig Zeit für Planungen, Lösungen und Informationsweitergabe. In diesem Fall geht eine Besprechung ja auch viel schneller – ich empfehle sie auf jeden Fall.
• Wir sind alles Teilzeitkräfte. Das geht auch – sind halt nicht immer alle da – dafür gibt es dann ein Protokoll.
• Wir schichten. Auch hier können Sie ein Meeting durchführen. Am besten in der Übergabezeit. Dann halt häufiger und kürzer und immer mit einem Protokoll.
• Wir haben nicht genügend Themen. Echt jetzt? Schauen Sie sich mal meine 11 nachdrucksvollen Gründe an.

  • Zehn goldene Feedbackregeln für Team-Mitglieder

    1. Beschreibend, im Gegensatz zu bewertend: Beschreiben Sie Ihre eigene Wahrnehmung und Reaktion. Überlassen Sie dem anderen, diese Informationen zu verwerten oder auch nicht.
    2. Klar und genau formuliert: Das Feedback soll nachvollziehbar sein.
    3. Sachlich richtig. Grundregel: Die Beobachtung muss auch von anderen nachvollzogen werden können.
    4. ohne moralische Verurteilung: Dadurch mindern Sie den Drang beim Gegenüber, sich zu verteidigen und das Feedback abzulehnen.
    5. Konkret im Gegensatz zu allgemein:  Wenn Sie jemanden sagen, er sei unhöflich, kann er oder sie damit in Bezug auf Verhaltensänderung relativ wenig anfangen. Sagen Sie lieber, was er konkret gemacht hat und inwiefern Sie oder die Gruppe daran gehindert hat, sich zu entfalten.
    6. Beziehen Sie sich auf Beobachtungen im Gegensatz zu Vermutungen, Phantasien oder Interpretationen.
    7. Sprechen Sie veränderbare Verhaltensweisen an und nicht Unzulänglichkeiten, auf die der Betreffende relativ wenig oder gar keinen Einfluss nehmen kann.
    8. Erbeten im Gegensatz zu aufgezwungen: Feedback ist dann am wirksamsten, wenn der Empfänger darum gebeten hat. Wenn Sie jemanden mit Feedback überfallen, brauchen Sie auf keine vertrauensvolle Gesprächsbeziehung zu hoffen.
    9. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse des Empfängers angemessen. Wenn es Ihnen egal ist, ob es dem Empfänger nützt oder ihm sogar schadet, zerstören Sie Ihre Vertrauensstellung.
    10. Zur rechten Zeit oder möglichst bald: Kein Gang durchs „Museum“! Feedback ist am wirksamsten, je kürzer die Zeitspanne ist zwischen dem betreffenden Verhalten und der Information über die Wirkung des Verhaltens. Berücksichtigen Sie jedoch auch andere Gegebenheiten, z.B. den Grad der momentanen Erregung oder Betroffenheit. In solchen Situationen wird die Bereitschaft, Feedback anzunehmen, gering sein.
  • Das ist mir wichtig

    Und jetzt noch wie Johann Wolfgang von Goethe sagte:

    Es ist nicht genug zu wissen – man muss auch anwenden. Es ist nicht genug zu wollen – man muss auch tun.

    Danke an meine Kollegin Claudia Grimm für Ihre Unterstützung.

    Auch hier, wie in allen meinen Blogs, wieder die Bitte an meine lieben Leser: Kommentieren, schreiben Sie mit, schicken Sie mir Ihre Ideen und Ihre Maßnahmen.

4 Kommentare
  1. Bernd Schray
    Bernd Schray says:

    Liebe Margit, sehr guter Artikel. Nach meiner Meinung ist die vertrauensvolle Kommunikation und Information im Büro ein ganz wichtiges Thema und wirkt unmittelbar auf den Erfolg des Unternehmens. Ich habe einen Tipp für die Zusammenführung von Informationen. Wer mich kennt, weiß, dass es jetzt digital wird 🙂

    Es gibt auf Unternehmensebene eine App ähnlich wie Facebook, wo sich die Mitarbeiter intern austauschen können. So leicht und einfach wie mit Facebook. Damit können Termine, Events, Meinungen und Inforeisenberichte schnell gepostet werden, damit alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind. Die Inhalte kann jeder Benutzer wie bei FB lesen, teilen, liken und kommentieren. Es können Dokumente hochgeladen, Fotos und Filme gepostet werden. Da es eine App ist, können nur firmenzugehörige Personen sich austauschen. Diese App ist schon sehr erfolgreich mit anderen Firmen erprobt und ich kann gerne Auskunft geben, welche Erfahrungen ich damit gemacht habe.

    Kleinere Einheiten und Büros können natürlich auch eine geschlossene Gruppe bei Facebook (oder Google+) einrichten. Das ist dann kostenlos und erfüllt genauso gut seinen Zweck. Der Vorteil der App ist, dass die Firmen-CI stärker im Vordergrund steht und die Bedienung über die App einfacher geht.

    Meiner Meinung nach wirklich interessante und gute Werkzeuge, die umso besser wirken, wenn alle MAs den Satz von Wolfgang von Goethe anwenden *smile

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    • Margit Heuser
      Margit Heuser says:

      Ja, herzlichen Dank lieber Bernd. Ich freue mich über die superguten digitalen Ideen. Ich habe einige Reisebüro-Chefs, die für die internen Nachrichten und Ideen auch ONE Note nützen und damit sehr zufrieden sind. Danke für Deine Vorschläge – gebe ich gerne weiter.
      Ich war gestern in Hamburg bei einem ThinkTank Touristik Workshop bei der Firma sitegeist. Trotz futoristischer super-verrückter Ideen, habe ich beobachtet, dass sie ganz konventionelle Besprechungen abhalten.
      Ich bin der Meinung, dass wir neben allen technischen Errungenschaften öfters miteinander sprechen und austauschen sollten. Das fehlt mir in den meisten Reisebüros.

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      • Bernd Schray
        Bernd Schray says:

        genau. Es geht nichts über eine lebendige Kommunikation, da stimme ich Dir zu. Eine App oder FB-Gruppe kann aber die Mitarbeiter auch zu einem späteren Zeitpunkt erreichen, die gerade in Teilzeit sind, auf Inforeise oder krank. Wenn Termine schriftlich auf solch einem Schwarzen Brett niedergeschrieben sind, gibt es immer einen Platz, wo man nachschauen kann. Außerdem kennen wir alle die Vorzüge von FB, das ist eben Kommunikation über Grenzen und Zeiten hinweg. Mit allen Vor- und Nachteilen und Einschränkungen.

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        • Margit Heuser
          Margit Heuser says:

          Ja, Ja – Du hast komplett recht und bringst mich auch noch auf eine Idee für einen nächsten Blog mit diesem Thema. Wir werden telefonieren, okay? Dankeschön für Deine Ideen und Deine wunderbaren Einfälle ..und das Du alles auf „Papier“ bringst- schönen Feiertag und bis bald

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