Die Informationsflut

Tag für Tag werden Sie mit vielen Informationen überhäuft, davon hauptsächlich E-Mails mit Extranet Seiten und Newslettern. Das Gefühl, alles verarbeiten zu müssen, macht allein schon Stress. Aber alles zu lesen, ist fast unmöglich und wenn Sie wirklich alles lesen, bleibt da viel hängen?

Es ist gar nicht mal das Schreiben von E-Mails was die Zeit klaut. Eine Adobe-Studie kam zu dem Ergebnis, dass wir inzwischen im Durchschnitt 31,5 Stunden in der Woche nur mit dem Checken von E-Mails verbringen – nicht eingerechnet die Zeit die wir zum (vollständigen) Lesen und (teilweisen) Beantworten benötigen; also 6,3 Stunden täglich – 3,2 für Job-Mails, 3,1 für private Mails

Die Idee:

  • Sie nehmen sich am Tag mindestens 15 Minuten Zeit, um Informationen bewusst zu lesen und zu verarbeiten.Erfahrungsgemäß ist es am besten diese Infos morgens, bevor der Betrieb richtig losgeht, zu lesen.
  • Ähnliche Themen oder Aufgaben packen Sie in je einen Zeitblock.
  • Um in kurzer Zeit einen Überblick über den Inhalt eines Textes zu erhalten, können Sie eine Schnelllesetechnik üben – genannt Quer-, oder Diagonallesen. Das Auge „überfliegt“ dabei den Text von der linken oberen Ecke der Seite in diagonalen Sprüngen zur rechten unteren Ecke. Dadurch wird eine hohe Lesegeschwindigkeit erreicht. Ziel ist es, intuitiv die entscheidenden Stellen (Stichworte) im Text zu erfassen. Hier wird trainiert, das Auge diszipliniert über die Seite streifen zu lassen und feste Wortgruppen als Ganzes zu erfassen (Quelle: Wikipedia) Es gibt in YouTube viele Videos zum Üben. Zum Beispiel bei Centerend Learning: „Schneller Lesen in wenigen Minuten mit dieser einfachen Übung.“
  • Sie speichern die Informationen auffindbar ab. Egal welches Infosystem Sie haben – es sollte für alle Mitarbeiter zugänglich sein. In Outlook und bei OneNote können Sie sich Ordner für die verschiedenen Infos von Airlines, Veranstalter, JOJO, usw. anlegen.
  • Sie entscheiden sich bewusst für die die wichtigsten Themen. Oder – in einem größeren Team – teilen Sie die Themen untereinander auf- und tragen sie dann bei einem PMT gegenseitig vor.
  • Tipp

    Aus der Reisebüro-Praxis Ihrer Kollegen

    • „Wir haben im Outlook eine Ordnerstruktur angelegt, die jeder Mitarbeiter einsehen kann. Es gibt dann auch noch persönliche Mitarbeiter Ordner, in die wir die wichtigen Mails für die Mitarbeiter kopieren, so dass jeder immer auf dem neusten Stand ist.“
    • „Mit den Newslettern handhabe ich es so: Wenn ich nicht gleich zum Lesen komme, stelle ich alles in einen Outlook-Ordner. Ansonsten lese ich den Newsletter und lösche ihn gleich.“
    • „Was ich in Ruhe lesen möchte, drucke ich mir aus und markiere die wichtigsten Dinge mit einem Leuchtstift.“
  • Noch ein Tipp

    Sie sparen eine Menge Zeit, wenn Sie wissen, wo Sie nachlesen und den Fall am besten gleich mit dem Kunden zusammen besprechen können. So wird der Vorgang schnell abgewickelt und Sie ersparen sich einen erneuten Termin oder ein weiteres Telefonat.

Miste morgens den E-Mail-Eingang radikal aus!

„Wir arbeiten stark E-Mail-getrieben.“ Das höre ich immer wieder in den Reisebüros. Ich kenne dieses Gefühl zu gut, dass einem beim morgendlichen Blick aufs Mailpostfach die Spucke wegbleibt. Dann bekommt man Schnappatmung: „Wie soll ich das alles schaffen! So viele E-Mails und wenn ich die nicht abarbeite, dann sehe ich diesen überlaufenden Posteingang den ganzen Tag. Ist das denn alles wichtig oder nur so Zeugs?“

Die Informationsflut im Reisebüro ist riesig. Das Gefühl, alles und dann auch noch schnell verarbeiten zu müssen, macht echten Stress.

Es ist unmöglich, alles zu lesen – und auch nicht nötig!

Alles was an Informationen, Newslettern und Extranet-Seiten in die Mailbox flattert, zu lesen und zu verarbeiten, werden Sie ohne erheblichen zeitlichen Mehraufwand nicht schaffen. Davon abgesehen, können Sie sich dann das Gelesene nicht merken. Es gibt den schönen Buchtitel „Wer loslässt, hat zwei Hände für seine Kunden frei“.

Es gilt also, die Kontrolle über die Informationsflut zu bekommen. Das geht, in dem Sie die Devise fahren „make it simple“. Nicht die Absender der zahlreichen News und E-Mails bestimmen, was relevant ist, sondern Sie selbst!

Meinen Kunden empfehle ich, ihre wichtigsten Themen zu definieren. Denn: Erfolgreiche Reisebüros konzentrieren sich auf das, was sie voranbringt.

Wichtige Themen bedeutet:

  • Alles, was mit Kunden-Anfragen und –Aufträgen zu tun hat.
  • Was tagesnotwendig ist, etwa Informationen von Fluggesellschaften, wie z.B. Air Berlin nimmt jetzt nur noch 15 kg mit oder dass es eine neue Premium Economy bei der Lufthansa gibt.
  • Informationen, die sich auf aktuelle Aufträge beziehen oder auf Sparten, in denen Sie sich einen größeren Kundenkreis sichern möchten. Hierzu ist wichtig, dass es eine Strategie gibt und dass allen Mitarbeitern klar ist, was gepusht oder ausgebaut werden soll.

Definieren Sie die für Sie wichtigsten Themen und vereinbaren Sie, wie Sie damit verfahren möchten, damit alle Mitarbeiter die relevanten Informationen auch bekommen. Das Abspeichern in irgendwelchen E-Mail-Ordnern ist für die wichtigsten Themen eine schlechte Wahl, denn das wird unübersichtlich und schnell zum Informationsgrab. Legen Sie also gemeinsam fest, was WICHTIGE Themen für Sie sind und überlegen Sie, wie relevante Informationen in Umlauf gebracht werden oder auch für späteren Zugriff archiviert werden können. – Es gibt elektronisch viele nützliche Tools, um links sinnvoll zu bündeln und Inhalte zusammenzufassen (z. B. Trello), doch gerade für kleinere Reisebüro ist der gute alte Ausdruck in einem gut sortieren „Papier“-Ordner oft praktisch.

Was haben Sie davon, wenn Sie radikal ausmisten?

Der E-Mail-Flut werden Sie nur Herr, wenn Sie täglich den Löschknopf bedienen, und das lohnt sich:

  • Sie starten unbeschwert in den Arbeitstag und bleiben den Tag gelassen und lockerer, weil Sie nicht immer an „ich-muss-noch so viele Mails abarbeiten“ denken müssen.
  • Sie gewinnen Zeit für die dringenden Aufgaben des Tages. Sie konzentrieren sich auf Ihre Kunden und Ihre Hauptaufgabe -Verkauf von Reisen.
  • Sie sorgen für Überblick und schärfen Ihr Gefühl, was für Sie – und für Ihr Reisebüro – relevant ist. So können Sie sich fokussieren und gehen abends entspannter nach Hause

Was heißt eigentlich „radikal“?

Für mich bedeutet das Wort: gründlich, umfassend und nachhaltig. Der Weg zum radikalen Ausmisten ist so ähnlich wie in dem Märchen von Aschenputtel: „die Guten ins Töpfchen – die Schlechten ins Kröpfchen“

Wenn Sie morgens – am besten vor dem ersten Kunden – über Ihre E-Mails schauen, dann löschen Sie am besten sofort alle, deren Inhalt sie nicht benötigen. Das erkennen Sie in der Regel oft an der Betreffzeile. Dazu gehören:

  • Spam-Nachrichten,
  • Newsletter von allen möglichen und unmöglichen Hotels,
  • E-Mails, bei denen Ihnen was verkauft werden will,
  • der hundertste Kurs und die zwanzigste Mitteilung von dem Veranstalter XYZ, den sie nie verkaufen.
  • Tages-Angebote, die sie sowieso auf den Veranstalterseiten oder im Bistro wiederfinden.

Kurze Zeit in einen Ordner ablegen – maximal einen Monat und dann auch löschen

Alle E-Mails von touristischen Wochenzeitungen, wie Touristik Aktuell, Counter vor 9, FVW und was Sie sonst noch unbedingt lesen möchten.

Es stehen dann in Ihrem Posteingang nur noch die E-Mails mit Kundenanfragen, Antworten von Leistungsträgern zu einem Vorgang, Umbuchungen, Stornierungen, ETIX und Flugzeitenänderungen, usw. – Das übliche Tagesgeschäft eben.

  • Kurz und bündig

    Wilde Entschlossenheit und konsequentes Löschen führt Sie in einen unbeschwerten Arbeitstag.

  • Das ist mir wichtig

    Was sind Ihre Ideen und wie lösen Sie das Thema Informationsflut?

    Mein Dank für die Unterstützung geht an Henrike Kammerer, Petra Mutschler, Andreas Schaller, Elke Müller, Corinna Klotz, Tanja Krause

12 Kommentare
  1. Katja Gruschwitz
    Katja Gruschwitz sagte:

    Mein Tipp zum Schnell Lesen Lernen ist der kostenlose Onlinekurs von Petra Lehner.
    Auf den Punkt, einfach und macht Spaß.

    Antworten
  2. Cindy
    Cindy sagte:

    Vielen Dank für die guten Tipps.Ich werde mir das mit dem Querlesen Mal genauer ansehen und versuchen mehr mit Ordnern zu arbeiten.
    Weiter so !!

    Antworten
  3. Marion Stelter
    Marion Stelter sagte:

    Vielen Dank für den Beitrag. Das Querlesen kannte ich nicht, werde ich mal ausprobieren. Das Löschen von unwichtigen Mails fällt leicht. Nur die touristischen Verlagsinformationen liegen bei mir länger als 1 Monat im Ordner, hier gelobe ich Besserung.
    Liebe Grüße
    Marion

    Antworten
  4. Corinna Klotz
    Corinna Klotz sagte:

    Wahre Worte liebe Margit. Wir werden jeden Tag überhäuft mit wichtigen und unwichtigen Infos. Beim Überfliegen registriere ich, dass es hier und da etwas Wichtiges gibt. Ich für mich speichere das dann ab, und kann bei Bedarf online nachlesen, wenn die Information wichtig wird. Zu wissen, dass es etwas Neues gibt zu einem Thema und wo das Nachzulesen ist, ist immernoch eine gute Devise. Liebe Grüße Corinna Klotz

    Antworten
  5. Paulina Rau
    Paulina Rau sagte:

    Schön, dass „decluttering“ auch den Weg an den Counter gefunden hat.
    Vielen Dank für den Beitrag. Das Thema Querlesen finde ich besonders interessant und werde es mit Sicherheit in Zukunft öfter anwenden.
    Freue mich auf den nächsten LiveBook Beitrag.

    LG

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