To-Do-Liste auf einem Tisch mit Buntstiften und einer Kaffeetasse.

Wer hat an der Uhr gedreht, ist es den schon so spät?

Warum gewinnt der Faktor Zeit im Reisebüro immer mehr an Bedeutung?
Zeit ist unser größtes Gut und unser größter Engpass, den wir im Leben haben. Dabei haben wir oft gar keine Zeitprobleme, sondern eher Probleme mit den Prioritäten, also mit der Einteilung unserer kostbaren Zeit. Dazu kommt, dass sich viele Menschen wie im Hamsterrad vorkommen und das Gefühl haben, nur noch zu arbeiten und dass die Zeit für Privates immer kürzer wird.
Irgendwie ist „keine Zeit haben“ fast schon ein Statussymbol geworden. Wir tun zu viel gleichzeitig, verzetteln und verirren uns oft in unwesentliche Dinge. Manchmal kommt das Dringliche vor dem Wichtigen und damit produzieren wir dann auch noch schlechte Qualität und zusätzliche Kosten.
Informationsflut, unentschlossene Kunden, Warteschleifen und fehlende Prioritätensetzung sind die häufigsten Zeitdiebe im Reisebüro. Für alle weiteren – hier eine (vermutlich unvollständige) Zusammenfassung:

1. Die Informationsflut

Tag für Tag werden Sie mit vielen Informationen überhäuft, davon hauptsächlich E-Mails mit Extranet Seiten und Newslettern. Das Gefühl, alles verarbeiten zu müssen, macht allein schon Stress. Aber alles zu lesen, ist fast unmöglich und wenn Sie wirklich alles lesen, bleibt da viel hängen?

2. Verloren in der Warteschleife

Nun hänge ich schon wieder in einer Warteschleife, das gibt es doch nicht.“ Und dann auch noch diese Jammermusik! Das nervt und Sie ärgern sich. Ihre Kollegin hat bereits den nächsten wartenden Kunden übernommen und das Telefon klingelt auch schon wieder…

3. Unerquickliche Antworten und überlastete Systeme der Leistungsträger

Die Callcenter Mitarbeiter der Veranstalter wissen oft nicht, was alles möglich ist und was Sie alles möglich machen könnten. Und Sie wissen auch oft nicht, was die Reisebüro-Mitarbeiter für Ihre Kunden möglich machen wollen oder oft auch müssen. Von den Reisebüro-Mitarbeitern wird dabei viel „Mitdenken“ erwartet.

4. Furchtbar nette Kunden mit viel Zeit

Menschen, die kein Ende beim Erzählen finden… da sitzt mal wieder so Eine/r. Und redet und schwätzt und erzählt von den Enkeln und den schönen Primeln vom Markt und von einem guten Sößle (für Nichtschwaben: Das ist eine besonders leckere Sauce) und jetzt kommt auch noch der Chef dazu und es nimmt wieder mal kein Ende. Bla bla bla …

5. Machen Sie mir mal ein Angebot, sagt der Kunde

Sie kennen diese Anfragen nach einer individuellen Mietwagenrundreise durch USA oder Südafrika-Rundreise mit Mauritius und- oder- oder… Machen Sie mir doch mal ein gutes Angebot, sagt der Kunde….Aber wird das auch was? Bucht er am Ende oder bedeutet das nur Arbeit?

6. Wie Sie unentschlossenen Kunden auf die Sprünge helfen

Nennen wir das Kind beim Namen: unentschlossene Kunden sind anstrengend. Sie kosten Zeit, Kraft, Energie. Das Allerschlimmste ist, dass oft am Ende nichts dabei rauskommt.Hier will ich Ihnen mal eine etwas andere Sichtweise dazu geben, die Sie möglicherweise überrascht. Zunächst müssen wir uns mal in den Kunden versetzen. Das ist relativ leicht, denn fast alle von uns zögern selbst auch hin und wieder, bevor sie sich etwas kaufen.

7. Friends will be friends – Verwandte und Freunde – unsere Lieblingskunden

Spätabends noch ein Anruf oder eine WhatsApp „Brauche ganz dringend Urlaub, bitte suche mir was Günstiges raus.“ Jeder von uns kennt diesen unausweichlich eintretenden Moment, in dem eine Freundin, ein Freund, ein Bekannter oder gar Verwandter bei uns eine Reise buchen möchte.

8. Wünsch Dir was: Sitzplätze, Sonderwünsche, Abflugzeiten und Co.

Wünsche dieser Art haben echt überhand genommen. Liegt es an den bestens informierten Vielreisenden oder an den Reisebüros, die oft viel zu viele Möglichkeiten anbieten? Auf jeden Fall sollten die Erfüllung dieser Wünsche so wenig wie möglich Zeit kosten und für alle Beteiligten als besonders guter aber rascher Service vonstatten gehen. Schauen wir uns die Wünsche mal etwas genauer an!

9. Klatsch, Tratsch und Vorurteile

 „Hast Du gehört, was die gesagt hat? Hast Du gesehen, wie komisch der drauf war? So eine dumme Kuh ist mir noch nie begegnet.“ Es wird gelästert bis die Balken biegen. Kaum ein Kunde kommt ungeschoren davon. Aber auch die Stars und Sternchen und die Kollegen bekommen ihr Fett weg. So ein Smalltalk mit Kollegen schweißt zusammen und bildet einen mentalen Ausgleich zur Arbeit. Klatsch ist sogar laut einer Studie regelrechter Balsam für unser Hirn. Aber es frisst auch Zeit.

10. Perfektionismus und Kontrollbedürfnis – verlieren in Details oder vielleicht doch ein Zeitbringer?

Etwas wirklich perfekt erledigen zu wollen, konzentriert den eigenen Fokus auf die einzelnen Aufgaben, die dann gewissenhaft und mit hohem Engagement bearbeitet und erledigt werden. Deshalb wird das Angebot an den Kunden besser zwei oder drei Mal kontrolliert, damit es auch wirklich fehlerfrei und korrekt geschrieben ist. Auch die Ausarbeitung der Gruppenreise soll perfekt sein und wird mehrmals durchgelesen und immer wieder überarbeitet. Hier kommen Perfektionisten unter Zeitdruck – sie schaffen ihre Arbeit nicht mehr zu ihrer Zufriedenheit.

11. Warum tun wir manche Dinge nicht gleich? Erste Hilfe bei „Schieberitis“

Bevor ich Ihnen die ersten Tipps und Tricks verrate, empfehle ich Ihnen, einige Gedanken auf das Thema zu richten. „Schieberitis“ nennt sich dieser kleine innere Schweinehund, der wohl in uns allen steckt. Manchmal kann er einem ganz schön Kraft und Energie rauben. Allerdings gehört er auch zu uns, ob wir wollen oder nicht. Es nützt nichts, ihn einfach „weg haben“ zu wollen. Nehmen wir doch die Herausforderung an und „Schieberitis“ ernst. Manchmal gibt es sogar gute Gründe für die Aufschieberei.

12. Motivation – nicht nur in Krisenzeiten

Motivation ist das Streben des Menschen nach Zielen bzw. wünschenswerten Zielobjekten. Diese wird nicht durch logisches Denken, sondern primär durch emotionale Vorgänge im Bewusstsein des Menschen gesteuert. Laut einer Gallup-Studie zum Thema Mitarbeitermotivation sind lediglich 13 Prozent der Mitarbeiter tatsächlich motiviert und arbeiten entsprechend mit Herz und Seele für ihren Arbeitgeber. 63 Prozent sind zwar zufrieden, das bedeutet jedoch meist, dass sie Dienst nach Vorschrift machen. Wirklich motiviert sind sie nicht. Dabei ist es erwiesen, dass sich die Mitarbeitermotivation nachhaltig auf Buchungserfolg, Kundenzufriedenheit und Umsatz auswirkt.

13. Blablabla – die leidenschaftlichen Vieltelefonierer

Das Telefon – ein perfektes Kundenbindungstool, aber manchmal eben auch ein Zeitfresser, vor allem für leidenschaftliche Vieltelefonierer. Wer ständig Kunden an der Strippe hat, kann sich oft nicht rechtzeitig wieder abseilen. Ein Telefongespräch lässt sich schließlich nicht minutiös planen, und einem Kunden knallt man nicht einfach den Hörer um die Ohren. Andererseits ist es so: Wenn Sie sich andauernd in langatmige, ziel- und belanglose Beratungsgespräche verwickeln lassen, bringt das ihren Zeitplan gehörig durcheinander. Ein Zeitlimit pro Telefonat kann helfen, das Gespräch mit dem Hinweis auf einen wichtigen Termin rechtzeitig zu beenden.

14. Wir schwätzen unsere Kunden glücklich – das ausgedehnte Verkaufsgespräch

Der Mitarbeiterin redet und redet und redet – dazu könnte man auch Sprechdurchfall sagen. Das kostet enorm viel Zeit und sie erfährt nichts vom Kunden. Manche Kunden mögen das – müssen dann selbst nicht so viel sagen – aber oft fühlt der Kunde sich überrollt.  Wenn Sie im Verkaufsgespräch auch vom Hölzchen aufs Stöckchen kommen, gibt es einige einfache Regeln, das zu umgehen. Die erste Grundregel für Verkäufer ist: Fragen sind das wichtigste Instrument, um schnell und sicher einen Abschluß zu erzielen.

15. Ziele und Prioritäten fehlen – eine Schlange, die sich in Schwanz beißt

Wochenplan und To-do-Liste (oder Tagesplan) helfen, den Überblick zu bewahren und den Zeitbedarf richtig einzuschätzen. Was muss beim Erstellen einer To-do-Liste beachtet werden, damit sie Ihren Tagesablauf erleichtert? Wie soll eine To-do-Liste geführt werden und was muss alles auf die Liste? Die Empfehlung : Führen Sie ein Job-Buch. Das sieht professionell aus und erspart viel Sucherei auf den „Fresszetteln“. Mit den hilfreichen Tipps können Sie Zeit sparen und verhindern, dass die Planung zum neuen Zeitfresser wird

16. Simplify your life – Effektive Arbeitsabläufe im Reisebüro

Außer To-Do-Listen und hilfreiche Bücher gibt es sicher noch einiges mehr was das Leben im Backoffice eines Reisebüros einfacher macht. Allein Outlook in seiner vollen Umfang auszunutzen, bietet enorm viele Zeitvorteile. Es gibt oft zu viel Administration im Reisebüro. Büroarbeitsprozesse können intelligenter organisiert werden. Allein die oft umständliche Ablage frißt viel Zeit. In diesem Blog finden Sie eine Sammlung und Zusammenfasstung von hilfreichen Ideen aus Ihren Reihen.

17. Das Internet – verklicken und verführen

Wir wollen uns ja nicht beschweren, denn es steht außer Frage, das Internet hat unsere Gesellschaft revolutioniert. Recherchearbeiten, Kommunikation – vieles ist einfacher mit dem World Wide Web geworden, das lässt sich kaum bestreiten. Manchmal kann es aber auch recht störend sein und ist eines der wohl größten Zeitfresser. Vom Social-Media Dschungel reden wir auch: Wer soll zwischen Facebook, Twitter und Instagram schon noch zum Arbeiten kommen?

18. Der coole Umgang mit der verhexten Technik

Das ist wirklich ein Spezial-Thema und braucht oft Zeit ohne Ende. Irgendetwas funktioniert mal wieder nicht. Der Drucker streikt, der Toner muss gewechselt werden,  das System fährt nicht hoch, IrisPlus hängt sich auf. Alle Angaben nochmals von vorne- Neustart von Programmen – dann hat sich auch noch der Preis erhöht…Achherrje.

Gegenüber dem Kunden ruhig zu bleiben, durchzuatmen, mal ein Witzchen machen oder einfach das nächste Thema angehen. Wie lösen Sie das? Hier kommen einige Rezepte aus Ihren Reihen.

  • Das kommt demnächst zum Thema

    19. Endlich delegieren
    20. Gönnen Sie sich mal eine Auszeit
    21. 5 Tipps zur klaren Aufgabenstellung
    22. Gibt es die perfekten Arbeitsabläufe?
    23. 7 Gründe warum Sie PMT`s, Meetings und Besprechungen abhalten sollen

    Beim Schreiben wurde diese Liste immer größer und umfangreicher – und vermutlich muss ich noch einiges ergänzen. Da freue ich mich auf Ihre Unterstützung….

    Lesen Sie ab den nächsten Blogs meine Ideen mit welchen Strategien Sie diesen Zeiträubern am besten begegnen können.

  • Das ist mir wichtig

    • Was sagen Sie dazu?
    • Wie lautet Ihre Meinung?
    • Wie sind und waren Ihre Erfahrungen?
    • Welche Lösungen haben Sie für sich und Ihr Team gefunden?

    Von Ihren Ideen und Antworten können wir alle lernen und uns neu zum Thema Zeit aufstellen. Dafür schon ein großes DANKESCHÖN. Freue mich sehr über Ihre Kommentare!